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西北农林科技大学公文处理办法(修订)

作者:      信息来源:       浏览次数:   发布时间:2013-12-10

第一章  总则

第一条  为使学校公文处理工作更加规范化、制度化、科学化,根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于学校党委、行政及各处级单位的公文处理工作。

第三条  学校公文是学校实施领导、科学管理、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是贯彻党和国家的方针政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。

第四条  公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  党委校长办公室主管学校公文处理工作,并对各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位办公室(或综合办事机构)负责本单位公文处理工作。

第七条  学校各单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设。党委校长办公室及各单位办公室应当设立秘书部门或配备秘书人员专门负责公文处理工作。秘书人员应具有较高的政治和业务素质,作风严谨,恪尽职守。

第二章  公文种类

第八条  学校公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和安排、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布规章制度、传达上级指示、转发或批转公文、发布要求有关单位办理、执行或者周知的事项。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。

(八)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级单位的请示事项。

(十)函。适用于不相隶属的业务部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  公文用纸幅面采用国际标准A4型,成品幅面尺寸为210mm×297mm,左侧装订;公文天头(上白边)为37±1mm,订口(左白边)为28±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第十条  学校公文一般由版头、主体、版记三部分组成。公文首页红色分割线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

(一)版头

公文的版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等要素组成。

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格居左编排在版心第一行。

2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格居左编排在版心第二行;一般密级和保密期限之间用“★”分隔,如“秘密★1年”“绝密★10年”,“绝密”“机密”“秘密”两字之间不空格,保密期限中阿拉伯数字和“年”也不空格。如只标密级不标保密期限,“绝密”“机密”“秘密”之间空1字。

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格居左编排在版心第三行;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

发文单位标志居中排布,上边缘至版心上缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文单位名称,一般应当将主办单位名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文单位名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排布。

5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

编排在发文单位标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“??”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人。重要公文和上行文应当标注签发人姓名。

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分割线。

学校党委、行政系统发文主要版头及适用范围:

《中共西北农林科技大学委员会文件》、《西北农林科技大学文件》版头:主要用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策,部署相关工作,转发上级单位文件,向上级单位报告、请示工作,公布学校中长期发展规划、年度工作要点、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项,颁布学校重要规章制度,通知重要事项,批复下级单位的请示等。

《中共西北农林科技大学委员会办公室文件》、《西北农林科技大学校长办公室文件》版头:用于制发本单位公文及根据学校党委和行政授权,传达学校党委和行政的决议或决定,布置相关工作,发布相关事项等。

《中共西北农林科技大学纪律检查委员会文件》、《西北农林科技大学工会委员会文件》、《共青团西北农林科技大学委员会文件》、《中共西北农林科技大学委员会党校文件》版头:分别用于纪委、工会、团委和党校制发公文。

《中共西北农林科技大学××学院委员会文件》、《西北农林科技大学××学院文件》版头:分别用于各学院党委和行政制发公文。推荐各学院使用规范化简称。

《中共西北农林科技大学委员会》版头:用于党委各部室制发公文或以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

《西北农林科技大学》版头:用于各职能处、室制发公文或以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

《中共西北农林科技大学委员会常委会纪要》版头:用于记载党委常委会研究议定事项;《西北农林科技大学校长办公会纪要》版头:用于记载校长办公会研究议定事项;《西北农林科技大学专题会纪要》版头:用于记载专题会议研究议定事项。

通告等公布性公文,不用版头。

(二)主体

公文的主体由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。

1.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

2.主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全程、规范化简称或者同类型单位统称。

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送单位名称移至版记。

3.正文。公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可作适当调整。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称

如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号的附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

如在正文标题中已注明所批转、转发、印发、报送、转送、发布的文件时,不加附件说明,不标注“见附件”说明。

5.发文单位署名、成文日期和印章。

署发文单位全称或规范化简称。

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

单一单位行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章重心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将个发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

不加盖印章的公文在行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文单位署名,在发文单位署名下一行编排成文日期,首字比发文单位署名首字右移二字,如成文日期长于发文单位署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文单位署名右空字数。

单一单位制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时,应当先编排主办单位签发人职务、签名章,其余单位签发人职务、签名章依次向下编排,与主办单位签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个单位的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全,月、日不编虚位(即1不编为01),

6.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行,回行时仍顶格。“请示”件应在附注处注明联系人和联系方式。

7.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(三)版记

由抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。版记位置一定在偶数页上。公文中的附件是被转发的文件时,转发文件还应标识自己的版记。

1.抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全程、规范化简称或者同类型单位统称。

如有抄送单位,一般用4号仿宋体字,在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送单位名称后标句号。

如需把主送单位移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时,应当将主送单位置于抄送单位之上一行,之间不加分隔线。

2.印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素,应当用一条细分割线隔开。

第十一条  公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第十二条  公文如需附表,A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格,且作为公文的最后一页时,应使表格处于封三之前位置,而不应将表格贴在封四上。此时,A3表格一般不编排页码。如A3表格在公文中间,页码编暗码。

第十三条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第四章  行文规则

第十四条  行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精,注重针对性和可操作性。

第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

(一)向上级单位行文,原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送上级单位和同级单位,不抄送下级单位;一般不得越级行文,尤其不得越级请示问题。特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位;下级单位的请示事项,如需以本单位名义向上级单位请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级单位;请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(二)向下级单位行文,主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位;党委校长办公室根据学校党委、行政授权,可以向下级党委(党总支、直属党支部、团委)、行政单位行文。

(三)机关各单位在其职权范围内可就一些具体业务工作可以向其他单位行文。

(四)同级单位之间在必要时可以联合行文。

(五)一般情况下,校内各单位均不得对外正式行文。

第五章  公文拟制

第十六条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条  公文起草应做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简介,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十八条  学校党委和行政印发的公文在送有关领导签发前,由党委办公室或校长办公室进行审核。各单位印发的公文,由本单位办公室负责审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和方法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否准确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十九条  经党委校长办公室审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

第二十条  公文应当经过本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由单位主要负责人签发。党委校长办公室根据学校党委、行政授权制发的公文,由学校党委、行政负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十一条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条  收文办理主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。急件应当注明签收的具体时间。

(二)登记。对公文的主要信息应当详细记载,在公文前附“公文处理单”,送办公室负责人阅处。各单位应指定专人及时查阅、下载“电子政务”网上相关公文,进行收文处理。

(三)初审。办公室负责人应当及时对收到的公文进行初审。初审的重点是:是否应当由本单位办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审符合规定的公文,应当提出办理意见或呈请有关领导阅批。需呈请领导阅批的传真件,应当复制后办理。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理;各单位在其职权范围内可以办理的公文,应直接办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门,主办部门应主动与有关单位协商办理;需报请校党委或行政审批的事项,主办单位应当提出明确处理意见并代拟文稿。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误或丢失。

(六)催办。办公室对公文的办理情况要进行督促检查,及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十三条  发文办理主要程序是:

(一)复核。已经发文单位负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十四条  办理涉密公文,应当严格执行上级部门和学校保密管理工作有关规定。

第二十五条  需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。个人不得私自保存应归档的公文。

第七章 公文管理

第二十六条  学校各单位应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十七条  学校公文由党委校长办公室统一管理,建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十八条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本单位保密工作领导小组批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级单位批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第二十九条  公文的撤销和废止,由发文单位或者上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十一条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  附则

第三十二条  本办法由党委校长办公室负责解释。

第三十三条  本办法自2013年1月1日起施行。2009年12月7日发布的《西北农林科技大学公文处理办法》(党办发〔2009〕16号)停止执行。